Für den Umgang mit den täglichen Aufgaben nutzen wir schon seit einiger Zeit die beliebte Software Trello. Mit einer kleineren Artikelserie möchte ich hierfür einige kleine Productivity Tweaks vorstellen, die uns die Handhabung dabei deutlich erleichtern. Zum Einstieg stellen wir in diesem Beitrag Trello zunächst kurz vor, stellen die für uns wichtigsten Vorteile heraus und erwähnen auch einige der zahlreichen Alternativen.
Was ist das?
Trello ist ein System, das die Planung und Umsetzung von Projekten und Aufgaben unterstützt, insbesondere auch hinsichtlich der Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen. Im Wesentlichen gibt es folgende Konzepte:
- Team: eine Reihe von Personen, die zusammen an etwas arbeiten. Man kann Mitglied in mehreren Teams sein und so mit unterschiedlichen Partnern an mehreren Dingen arbeiten. So möchte man beispielsweise private Dinge nicht mit den Kollegen teilen, aber ein neues Produktvorhaben zusammen mit dem Designer weiter entwickeln.
- Board: ein Kontext, innerhalb dessen an etwas gearbeitet wird, wie zum Beispiel ein Projekt.
- Liste: eine Gruppierung von Aufgaben.
- Karte: eine Aufgabe.
Im Wesentlichen bewegt man sich meistens in einem Board und arbeitet dort mit mehreren Listen und Karten.
Was bringt das?
- Intuitive Bedienung: Trello fühlt sich leicht an und das ist es auch.
- Leichtgewichtig: man sieht seine Aufgaben direkt. Früher haben wir mit größeren Projektmanagement-Systemen gearbeitet (Trac, Redmine, vTiger, weitere) und hatten immer das Problem, dass die eigentliche Arbeit gefühlt weit im System drinnen versteckt ist. Sprich man mußte oft mehrere Klicks machen, um tatsächlich einen guten Überblick über die aktuellen Prioritäten zu bekommen. Der schlanke Aufbau von Trello hilft, die sich verändernden Dinge auf Stand zu halten und agile Methoden anzuwenden.
- Vielseitig interpretierbar: was man nun konkret als Board, als Liste und als Karte abbildet, ist völlig den eigenen Vorlieben überlassen. Eine klassische Form der Aufteilung ist die im obigen Screenshot gezeigte Kanban-Tafel. Hier gruppiert man die Karten anhand des aktuellen Fortschritts der entsprechenden Aufgabe. Man kann hier aber auch nach wöchentlichen Einsteilungen oder nach komplett anderen Klassifikationen vorgehen. Denkbar wäre etwa auch eine Übersichtsliste Kundenprojekte, in der jede Karte für ein Projekt steht und jeweils ein eigenes Board referenziert, in dem dann das entsprechende Projekt verwaltet wird. Diese Freiheit in der Nutzung ist aus meiner Sicht eine der ganz großen Stärken! Arbeitsweisen verändern sich und die Software ändert sich mit.
- Weniger ist mehr: eine Karte ist erst mal nur ein kleiner Titel. Sie kann aber auch eine Beschreibung haben, ein Enddatum, zugeordnete Mitarbeiter, Checklisten mit mehreren Todo-Punkten, Dateianhänge, mehrere Kommentare und so weiter. Wie oben geschrieben: man sieht auf einen Blick, was zu tun ist, aber kann dann hintendran doch noch mehr Details haben.
- Benachrichtigungen und Synchronisation: wenn Karten mit Fristen versehen werden, erhält man Informationen zu deren Fälligkeiten. Hierbei ist einstellbar, ob diese Benachrichtigung zwei Tage, drei Stunden oder 10 Minuten vorher ausgelöst wird. Sie wird sowohl per E-Mail zugestellt als auch in der App selbst. Toll ist auch die Live-Synchronisation mehrerer Clients: wenn Mitarbeiter A etwas ändert, ist das bei Mitarbeiter B direkt zu sehen. Die Android-App wird ebenfalls synchronisiert, allerdings nicht ganz so zügig wie die Web-Clients.
- Power Ups: hinter Trello steht ein ganzes Ökosystem mit Erweiterungen, die das System um weitere Möglichkeiten aufrüsten. Einige Beispiele sind etwa ein Kalender, beliebige benutzerdefinierte Felder, Integration mit GitHub oder Slack, regelmäßige Karten, Umfragen, eine Gantt-Darstellung, und viele weitere Dinge mehr.
Paprika statt Zwiebel?
Natürlich ist Trello nicht das einzige Werkzeug in diesem Bereich. Es gibt viele viele weitere. Einige sollen im Folgenden kurz vorgestellt werden.
- MeisterTask ist das System, das wir nutzen, seitdem wir wieder von Trello weggegangen sind. Siehe diesen Artikel.
- Basecamp ist ein ganz bekanntes System. Es bietet ebenfalls jede Menge cooler Features. Auf mich persönlich wirkt es allerdings etwas unübersichtlicher. Ich mag eben den ganz simplen Aufbau von Trello.
- asana ist ebenfalls ein leistungsfähiges Tool und hat einige Konzepte an Bord etwas anders umgesetzt als Trello. Ich habe es bislang nicht ausprobiert, da ich mit dem kostenlosen Funktionsumfang von Trello derzeit sehr gut bedient bin.
- Zenkit stammt von einem Anbieter aus Karlsruhe und sieht für mich persönlich am ehesten nach einem Mehrwert gegenüber Trello aus. Allerdings habe ich es ebenfalls noch nicht ausprobiert.
- Wekan ist im Prinzip ein kostenloser Trello-Klon als Open Source Lösung für den eigenen Server. Der Quellcode liegt auf GitHub. Es bietet unter anderem eine interessante Rule Engine: hiermit kann man Regeln definieren, um automatische Prozesse umzusetzen. Dies geht bei Trello auch nur mit (diversen) Power Ups, wie etwa dem Butler. Ich hatte Wekan vor einiger Zeit einmal testweise installiert, bin aber damit nicht warm geworden.
- Kanboard ist ebenfalls ein Open Source Projekt. Was hier auffällt, ist die riesige Liste von Plugins. Zum Beispiel gibt es einen Relationgraph zur Visualisierung von Abhängigkeiten zwischen mehreren Tasks.
- Wrike ist ein weiteres System, das wir uns kurz angeschaut haben. Es zielt jedoch eher auf größere Teams ab und ist daher für unsere Einsatzzwecke etwas zu groß dimensioniert.
Wie bei allen Evaluierungen geht es auch hier um die persönlichen Prioritäten und Vorlieben. Wir fahren mit Trello prima, aber für Dich ist vielleicht etwas anderes das Tool der Wahl.
Ausblick
In den kommenden Artikeln zeigen wir konkrete Vorgehensweisen, die wir für uns persönlich als “Best Practices” identifiziert haben und gerne nutzen.