Get the MOST

Mehrere Jahre lang hatten wir Trello verwendet und waren damit auch gut gefahren. Und mit der Zeit gewöhnt man sich auch an kleine Einschränkungen und lernt, diese mit eigenen Workflows zu umschiffen oder zu kompensieren. Dennoch hat es sich seit einigen Wochen nicht mehr rund angefühlt. Daher haben wir mehr als fünfzig verschiedene Tools angeschaut und für unsere Bedürfnisse als sehr sehr kleines Team verglichen. Darunter waren vorwiegend leichtgewichtige Kanban-orientierte Werkzeuge; die größeren Angebote, bei denen die eigentliche Arbeit wieder in einem Sumpf von Menüs verschwindet, waren hingegen schnell aussortiert. Der Gewinner für uns ist: MeisterTask 🏆 (dies ist ein Affiliate-Link!) In diesem Beitrag stellen wir kurz vor, was wir daran - im Vergleich zu Trello - besser und was weniger gut finden.

Im letzten Trello-Tipp ging es um Vorlagen, mit denen unregelmäßig wiederkehrende Aufgaben unterstützt werden können. Oftmals gibt es aber auch Tätigkeiten, die tatsächlich in regelmäßigen Intervallen durchgeführt werden müssen. Allerdings sind sie nicht unbedingt geeignet für einen Kalender 📆 , weil sie nicht punktgenau an einem bestimmten Tag stattfinden - es geht hier nicht um Termine, sondern um Aufgaben. Um solche Dinge abzubilden, verwenden wir in Trello das Power-Up “Card Repeater”.

Oftmals hat man es mit unregelmäßig wiederkehrenden Aufgaben zu tun, die alle ein bestimmtes Schema befolgen, also im Prinzip mit einer Checkliste abgearbeitet werden können. Um diese Tätigkeiten zu unterstützen, gibt es in Trello seit relativ kurzer Zeit eine Funktion für Vorlagen.

Am Ende einer Liste gibt es rechts unten einen kleinen Knopf. Damit erreicht man das Vorlagen-Menü. Hier werden alle bestehenden Vorlagen angezeigt oder - wie in der folgenden Abbildung - eine Info, falls es noch keine gibt.

Wer den letzten Tipp befolgt und Labels für Relationen einsetzt, wird in Trello nicht mehr durch unnötige Karten abgelenkt, die von anderen Karten abhängig sind. Aber was kann man tun, wenn es dennoch einfach zu viele Karten sind, um mehr Fokus in die tägliche Arbeit zu bringen? In diesem Beitrag zeigen wir einen Ansatz, mit dem sich mehr Übersicht schaffen lässt.

Nützliche Auto-Links zu verknüpften Karten

Wann immer man in der Beschreibung einer Karte oder auch zum Beispiel in einer Checkliste einen Link zu einer anderen Karte einfügt, ersetzt Trello diesen Link automatisch durch den Titel der referenzierten Zielkarte. Das klappt sogar über mehrere Boards hinweg und auch - und hier liegt der Trick - bei Karten, die im Archiv liegen. Benennt man die verknüpfte Karte später um, ändert sich auch der Titel beim Link.

Kategorien für Aufgaben in Trello

In Trello lassen sich Karten durch sogenannte “Labels” kategorisieren. Dies läuft analog zu Labels auf GitHub oder zum Tagging von Blogartikeln. Man weist einer Karte beliebige Labels zu und kann diese dann zum Beispiel zum Suchen verwenden. Klassische Beispiele für Labels von Trello-Karten sind etwa Dringend, Feedback oder auch Abteilung xy.

Wie grundsätzlich bei Trello, entfalten auch die Labels im Speziellen ihre wahre Stärke dadurch, dass Sie keine Begrifflichkeit oder Semantik vorgeben. Es ist der eigenen Interpretation überlassen, wofür man sie einsetzt und warum. Im Folgenden möchte ich eine mehr oder weniger originelle Anwendung vorstellen.

Für die Nutzung am Desktop-Rechner bietet Trello eine ganze Reihe an Tastenkürzeln. Die muss man sich natürlich nicht alle merken, aber an der ein oder anderen Stelle vereinfacht es die Nutzung doch enorm. Nachfolgend ein kurzer Überblick, was man damit beispielsweise machen kann bzw. welche Ansätze sich für mich in den letzten Monaten als wiederkehrend relevant und nützlich erwiesen haben. Vorab ein Hinweis: ich nutze hier nur sehr selten ausschließlich die Tastatur, sondern kombiniere meistens die Tasten mit der Maus.

Für den Umgang mit den täglichen Aufgaben nutzen wir schon seit einiger Zeit die beliebte Software Trello. Mit einer kleineren Artikelserie möchte ich hierfür einige kleine Productivity Tweaks vorstellen, die uns die Handhabung dabei deutlich erleichtern. Zum Einstieg stellen wir in diesem Beitrag Trello zunächst kurz vor, stellen die für uns wichtigsten Vorteile heraus und erwähnen auch einige der zahlreichen Alternativen.

Was ist das?

Trello ist ein System, das die Planung und Umsetzung von Projekten und Aufgaben unterstützt, insbesondere auch hinsichtlich der Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen. Im Wesentlichen gibt es folgende Konzepte: